Polityka prywatności i cookies – Grupa e-commerce MODOSPACE

Wersja 1.0 (Holding)  /  obowiązuje od: 22 lipca 2026 r.

1. Administrator danych i postanowienia ogólne

1.1. Administratorem Twoich danych osobowych jest MODOSPACE SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ z siedzibą w Gądkach, ul. Poznańska 11, 62-023 Gądki, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0001173492, NIP 7773447037, REGON 541753930 (dalej: „Administrator”).

1.2. Kontakt w sprawach danych osobowych: e-mail info@modospace.pl, adres korespondencyjny: MODOSPACE sp. z o.o., ul. Poznańska 11, 62-023 Gądki, Polska, telefon: +48 509 086 800.

1.3. Niniejsza Polityka dotyczy przetwarzania danych w związku z korzystaniem ze strony informacyjnej (landing) oraz sklepu internetowego dostępnych pod adresami: www.polskieregaly.pl, www.modogrod.pl, www.modostar.pl, www.modo24.pl oraz pozostałych subdomen i powiązanych serwisów e-commerce należących do Administratora (dalej łącznie: „Serwis” lub „Serwisy”).

1.4. Dane przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO), ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych oraz ustawą z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz ustawą z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.

2. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania

Twoje dane przetwarzamy w następujących celach:

2.1. Obsługa zapytań, wycen i kontaktu oraz pozyskiwania leadów biznesowych (B2B i B2C)

• Cel: obsługa formularza kontaktowego, formularza zapytania/wyceny oraz oddzwonienia na podany numer telefonu oraz proces obsługi leadów biznesowych przez dedykowany zespół sprzedaży (sales team), w tym przygotowywanie dedykowanych ofert handlowych dotyczących wyposażenia przestrzeni magazynowych, biurowych lub ogrodowych.
• Podstawa prawna: podjęcie działań na Twoje żądanie przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz nasz prawnie uzasadniony interes polegający na udzieleniu odpowiedzi na przesłane zapytanie ofertowe oraz budowaniu relacji biznesowych z klientami B2B (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do czasu obsługi zapytania lub zakończenia negocjacji handlowych, a następnie do przedawnienia ewentualnych roszczeń zgodnie z powszechnie obowiązującymi przepisami prawa.

2.2. Konto oraz zawarcie i realizacja umowy sprzedaży (sklep)

• Cel: założenie i prowadzenie Konta, przyjęcie i realizacja zamówienia, w tym produkcja produktów na wymiar, dostawa i obsługa płatności w dowolnym ze sklepów internetowych należących do portfolio marek Administratora.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
• Okres: przez czas trwania umowy/Konta, a następnie do przedawnienia roszczeń wynikających z realizacji transakcji handlowych.

2.3. Reklamacje, odstąpienie od umowy i zwroty

• Cel: rozpatrywanie reklamacji, obsługa odstąpień i zwrotów.
• Podstawa prawna: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO) oraz wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze z tytułu odpowiedzialności za zgodność towaru z umową oraz przepisów konsumenckich (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
• Okres: do czasu rozpatrzenia zgłoszenia oraz przez okres przedawnienia roszczeń lub wygaśnięcia obowiązków ustawowych wynikających z przepisów prawa.

2.4. Obowiązki księgowe i podatkowe (faktury VAT)

• Cel: wystawianie i przechowywanie faktur oraz dokumentów księgowych (w tym faktur VAT, także dla klientów B2B).
• Podstawa prawna: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO) w zw. z przepisami ustawy o rachunkowości oraz ustawy o podatku od towarów i usług.
• Okres: przez okres wymagany przepisami (co do zasady 5 lat od końca roku podatkowego, w którym upłynął termin płatności podatku).

2.5. Newsletter, komunikacja SMS i marketing bezpośredni drogą elektroniczną w ramach portfolio marek Administratora (Cross-selling)

• Cel: przesyłanie informacji handlowych, materiałów promocyjnych, ofert oraz kodów rabatowych na podany adres e-mail (Newsletter) lub numer telefonu (wiadomości SMS), dotyczących produktów i usług wszystkich marek e-commerce należących do portfolio Administratora (w szczególności: polskieregaly.pl, modogrod.pl, modostar.pl, modo24.pl).
• Podstawa prawna: Twoja dobrowolna i odrębna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) wyrażona odrębnie dla każdego kanału komunikacji (e-mail / SMS); zgodę możesz wycofać w każdej chwili.
• Okres: do czasu wycofania zgody / rezygnacji z Newslettera lub subskrypcji SMS.

2.6. Marketing bezpośredni i kontakt telefoniczny

• Cel: promocja produktów i usług Administratora, w tym marek z portfolio Grupy (polskieregaly.pl, modogrod.pl, modostar.pl, modo24.pl), za pomocą kontaktu telefonicznego realizowanego przez call-center w celu prezentacji ofert i warunków handlowych.
• Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); przy czym kontakt telefoniczny w celach marketingowych odbywa się na podstawie odrębnej uprzedniej zgody wymaganej przepisami o świadczeniu usług drogą elektroniczną i prawie komunikacji elektronicznej (w szczególności art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej).
• Okres: do czasu wniesienia sprzeciwu lub wycofania zgody na kanał komunikacji telefonicznej.

2.6a. Marketing bezpośredni produktów i usług partnerów biznesowych Administratora (Mailingi komercyjne podmiotów trzecich)

• Cel: przesyłanie informacji handlowych, materiałów reklamowych oraz ofert podmiotów współpracujących z Administratorem (partnerów biznesowych z branż komplementarnych, np. budowlanej, wykończeniowej, narzędziowej) za pomocą wiadomości e-mail lub wiadomości SMS, a także realizacja komercyjnej wysyłki listownej (marketing tradycyjny).
• Podstawa prawna: Twoja dobrowolna, wyraźna i odrębna zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO w zw. z art. 10 ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną oraz art. 398 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej) wyrażona odrębnie dla każdego kanału komunikacji; w przypadku marketingu tradycyjnego (listownego) – nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
• Okres: do czasu wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec działań marketingowych.

2.7. Statystyka, analityka, remarketing internetowy i bezpieczeństwo

• Cel: prowadzenie statystyk, analiza ruchu, zapewnienie bezpieczeństwa i poprawności działania Serwisu oraz prowadzenie działań remarketingowych (wyświetlanie spersonalizowanych reklam produktów z portfolio marek Administratora użytkownikom, którzy odwiedzili wcześniej Serwisy, za pośrednictwem zewnętrznych sieci reklamowych, np. Google Ads, Meta Ads).
• Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a w zakresie cookies innych niż niezbędne – Twoja zgoda (art. 6 ust. 1 lit. a RODO) w zw. z art. 399 ustawy Prawo komunikacji elektronicznej; przy czym pliki cookies niezbędne do prawidłowego funkcjonowania i zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu nie wymagają zgody na podstawie art. 399 ust. 3 tejże ustawy, natomiast cookies analityczne i marketingowe stosowane są wyłącznie za Twoją uprzednią, dobrowolną zgodą.
• Okres: do czasu usunięcia plików cookies przez Użytkownika lub ich fizycznego wygaśnięcia zgodnie z okresami retencji wskazanymi w tabeli w Rozdziale 9, a w zakresie przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie – do czasu wniesienia skutecznego sprzeciwu.

2.8. Ustalenie, dochodzenie i obrona roszczeń

• Cel: zabezpieczenie interesów prawnych, majątkowych oraz wizerunkowych Administratora na wypadek zaistnienia sporów cywilnych, podatkowych oraz sporów związanych z legalnością przetwarzania danych osobowych i wysyłki komunikacji marketingowej.
• Podstawa prawna: nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) polegający na ochronie praw majątkowych i wizerunkowych Administratora oraz zabezpieczeniu dowodów na wypadek sporów prawnych.
• Okres: do czasu przedawnienia roszczeń wynikających z przepisów prawa, w szczególności Kodeksu cywilnego (co do zasady 6 lat dla roszczeń konsumenckich oraz 3 lata dla roszczeń związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej) oraz do czasu przedawnienia deliktów administracyjnych lub czynów nieuczciwej konkurencji (liczonego od momentu wycofania danej zgody marketingowej lub wniesienia sprzeciwu), w celu wykazania zgodności z prawem działań marketingowych holdingu.

3. Kategorie przetwarzanych danych

3.1. W zależności od podejmowanych działań możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, adres dostawy, adres rozliczeniowy (w tym adres zamieszkania/siedziby), adres korespondencyjny do celów marketingu tradycyjnego, stanowisko służbowe, branżę, dane o profilu prowadzonej działalności gospodarczej, dane niezbędne do realizacji zamówienia (w tym specyfikację produktu na wymiar) i parametry techniczne mebli oraz regałów produkowanych na wymiar, a w przypadku przedsiębiorców – nazwę firmy, numer KRS i NIP. W związku z korzystaniem z Serwisu i narzędzi analityczno-marketingowych podmiotów trzecich przetwarzamy również dane techniczne, w tym adres IP, identyfikatory internetowe (w tym ID plików cookies, ID użytkownika, identyfikatory reklamowe), dane o lokalizacji, informacje o urządzeniu końcowym, przeglądarce oraz szczegółową historię aktywności i zachowań Użytkownika w Serwisach, historię zakupową w ramach poszczególnych brandów oraz elektroniczne logi potwierdzające wyrażenie, zmianę lub wycofanie zgód marketingowych.

4. Odbiorcy danych

4.1. Twoje dane możemy przekazywać podmiotom, które pomagają nam prowadzić działalność, w tym w szczególności podmiotom świadczącym usługi na rzecz Administratora lub uprawnionym na podstawie przepisów prawa:

• przewoźnikom i operatorom logistycznym realizującym dostawę – m.in. GLS / DHL / InPost / DPD / Raben / SPX – Świat Przesyłek oraz innym podmiotom świadczącym usługi kurierskie lub spedycyjne;
• operatorom płatności elektronicznych: Przelewy24.pl, PayU, Shopify Payment, Allegro Payment oraz innym instytucjom płatniczym pośredniczącym w rozliczeniach;
• dostawcom usług IT, hostingu, chmurowych systemów CRM (w tym Pipedrive), systemów do automatyzacji marketingu (w tym Klaviyo) i poczty elektronicznej;
• dostawcom narzędzi analitycznych, optymalizacyjnych i marketingowych: m.in. Google Analytics 4, Google Tag Manager, Meta Ads / Meta Pixel (Facebook, Instagram), Microsoft Advertising (Bing), Hotjar, Posthog, Klaviyo, Pipedrive oraz innym dostawcom systemów reklamowych i statystycznych;
• biuru rachunkowemu oraz doradcom (prawnym, podatkowym, finansowym);
• podmiotom uprawnionym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa (np. organom skarbowym, sądom, organom ścigania);
• zewnętrznym partnerom biznesowym (współpracującym z Administratorem podmiotom z branż komplementarnych, w szczególności budowlanej, wykończeniowej, meblarskiej i narzędziowej) – wyłącznie w przypadku wyrażenia przez Użytkownika odrębnej, dobrowolnej zgody na udostępnienie danych w celach realizacji komercyjnych wysyłek marketingowych (mailingów i kampanii SMS).

4.2. Jeżeli zdecydujesz się skorzystać z montażu realizowanego przez niezależny podmiot zewnętrzny, Twoje dane niezbędne do montażu mogą – na Twoje żądanie – zostać przekazane temu podmiotowi; podmiot ten staje się wówczas odrębnym administratorem tych danych.

4.3. Podmiotom przetwarzającym dane w naszym imieniu powierzamy dane na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych (DPA) i wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celu. Z uwagi na fakt, że wszystkie marki e-commerce wchodzące w skład Grupy (w tym modo24.pl, polskieregaly.pl, modogrod.pl, modostar.pl) są własnością i są zarządzane przez jednego Administratora (MODOSPACE sp. z o.o.), przepływ danych pomiędzy poszczególnymi Serwisami w celach statystycznych, operacyjnych oraz cross-sellingowych (w ramach wyrażonych zgód) odbywa się wewnątrz struktur Administratora z zachowaniem najwyższych standardów bezpieczeństwa opisanych w Rozdziale 10.

5. Przekazywanie danych poza EOG

5.1. W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez Google, Meta, Klaviyo oraz Pipedrive (a także innych dostawców wskazanych w pkt 4.1) Twoje dane (w tym identyfikatory z plików cookies, adresy IP, dane kontaktowe, historia zakupowa oraz dane o aktywności w Serwisach) mogą być przekazywane do państw spoza Europejskiego Obszaru Gospodarczego (EOG), w tym do Stanów Zjednoczonych, gdzie znajdują się serwery lub podmioty z grup tych dostawców.

5.2. Przekazanie danych do USA odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-U.S. Data Privacy Framework, DPF) – w odniesieniu do dostawców certyfikowanych w ramach tego programu – lub na podstawie standardowych klauzul umownych (SCC) przyjętych przez Komisję Europejską, przy jednoczesnym stosowaniu przez dostawców wymaganych, dodatkowych środków technicznych i organizacyjnych zapewniających bezpieczeństwo danych.

5.3. Do przekazania danych w tych celach dochodzi wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody na odpowiednie pliki cookies (analityczne / marketingowe) za pośrednictwem platformy zarządzania zgodami (CMP) działającej w Serwisach lub po wyrażeniu odrębnych zgód marketingowych i kontaktowych. Więcej informacji o zabezpieczeniach możesz uzyskać, kontaktując się z Administratorem pod adresem info@modospace.pl.

6. Twoje prawa

W związku z przetwarzaniem danych przysługują Ci następujące prawa:

• prawo dostępu do danych oraz otrzymania ich kopii;
• prawo do sprostowania (poprawiania) danych;
• prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”);
• prawo do ograniczenia przetwarzania;
• prawo do przenoszenia danych;
• prawo do sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec marketingu bezpośredniego;
• prawo do wycofania zgody w dowolnym momencie (bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed wycofania) – w tym prawo do wycofania zgody na poszczególne kanały komunikacji (e-mail, SMS, telefon) lub na marketing poszczególnych marek z portfolio Administratora oraz jego partnerów biznesowych;
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO), ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

Aby skorzystać z powyższych praw, skontaktuj się z nami pod adresem rodo@modospace.pl lub korespondencyjnie na adres siedziby Administratora wskazany w pkt 1.1, wskazując, jakiego Serwisu, kanału komunikacji lub jakiej marki dotyczy Twoje zgłoszenie.

7. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, jednak w zakresie niezbędnym do zawarcia i wykonania umowy, obsługi zapytania ofertowego B2B/B2C lub świadczenia usługi elektronicznej – ich niepodanie uniemożliwi realizację danego celu (np. przyjęcie zamówienia, przygotowanie wyceny, wysyłkę Newslettera lub realizację kontaktu telefonicznego). Brak wyrażenia odrębnych zgód marketingowych na cross-selling marek z portfolio Administratora lub na komunikację ze strony partnerów biznesowych (w tym mailową, SMS, telefoniczną oraz listowną) skutkuje wyłącznie brakiem otrzymywania tych informacji handlowych i nie ma żadnego wpływu na możliwość składania zamówień lub korzystania z Konta w Serwisach. W przypadku plików cookies innych niż niezbędne, brak zgody uniemożliwi korzystanie z funkcji personalizacji, analityki oraz remarketingu internetowego w ramach Serwisów.

8. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

8.1. Administrator nie podejmuje wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Ciebie wpływały (np. Administrator nie stosuje algorytmów automatycznie odrzucających zamówienia lub różnicujących ceny produktów w oparciu o profil Użytkownika).

8.2. W związku z korzystaniem z narzędzi analitycznych, marketingowych oraz systemów automatyzacji marketingu (m.in. Google, Meta, Klaviyo, Pipedrive) w ramach portfolio marek Administratora, może dochodzić do profilowania w celach marketingowych. Profilowanie to polega na automatycznej ocenie Twoich zainteresowań, preferencji zakupowych oraz aktywności w różnych Serwisach należących do Administratora w celu dopasowania, personalizacji oraz pomiaru skuteczności wyświetlanych reklam, a także prowadzenia kampanii remarketingowych oraz przesyłania spersonalizowanych ofert handlowych w ramach cross-sellingu marek (np. dopasowanie oferty mebli ogrodowych do wcześniejszych zakupów regałów). Profilowanie to odbywa się wyłącznie na podstawie Twojej uprzedniej, dobrowolnej i wyraźnej zgody wyrażonej dla plików cookies analitycznych lub marketingowych za pośrednictwem platformy zarządzania zgodami (CMP) lub na podstawie odrębnej zgody marketingowej (np. przy zapisie do Newslettera). Profilowanie to nie wywołuje wobec Ciebie żadnych skutków prawnych ani nie wpływa istotnie na Twoją sytuację. Zgodę możesz w każdej chwili wycofać, zmieniając ustawienia cookies w poszczególnych Serwisach lub w swojej przeglądarce, a także kontaktując się z Administratorem pod adresem info@modospace.pl.

9. Pliki cookies

9.1. Serwis wykorzystuje pliki cookies – niewielkie pliki tekstowe zapisywane na urządzeniu Użytkownika oraz inne pokrewne technologie internetowe (np. local storage, skrypty śledzące, piksele).

9.2. Stosujemy następujące rodzaje cookies i technologii:

• niezbędne – konieczne do prawidłowego działania Serwisu (np. utrzymanie sesji, koszyk); nie wymagają zgody;
• funkcjonalne – zapamiętują preferencje użytkownika (np. wybór języka, zapamiętanie filtrów wyszukiwania produktów);
• analityczne – pozwalają analizować sposób korzystania z Serwisu w celu ulepszania jego struktury i zawartości (np. Google Analytics 4, Hotjar, Posthog);
• marketingowe – służą prezentowaniu reklam i mierzeniu ich skuteczności, a także budowaniu profilu zainteresowań Użytkownika i kierowaniu do niego spersonalizowanego przekazu reklamowego w sieciach reklamowych (m.in. Meta Pixel, Google Ads, Microsoft Advertising) w ramach prowadzonego remarketingu internetowego marek należących do Administratora.

9.3. Cookies inne niż niezbędne instalujemy wyłącznie po wyrażeniu przez Ciebie zgody za pośrednictwem banera zgody (cookie consent) działającego jako platforma zarządzania zgodami (CMP) w danym Serwisie. Zgodę możesz w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą dedykowanego odnośnika w stopce poszczególnych Serwisów lub poprzez ponowne wywołanie banera zgody.

9.4. Ustawienia cookies możesz zmienić także w swojej przeglądarce (Chrome, Firefox, Safari, Edge). Ograniczenie cookies może wpłynąć na działanie niektórych funkcji Serwisu.

10. Bezpieczeństwo danych

10.1. Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do zagrożeń, zapewniające ochronę przetwarzanych danych, w tym bezpieczne szyfrowanie połączeń za pomocą certyfikatu SSL/TLS, zabezpieczenie przed dostępem osób nieuprawnionych, utratą czy zniszczeniem. Ponadto systemy informatyczne Administratora, w tym bazy danych Serwisów, systemy CRM oraz platformy automatyzacji marketingu, chronione są nowoczesnymi zabezpieczeniami sieciowymi (w tym zaporami sieciowymi firewall oraz mechanizmami uwierzytelniania wieloskładnikowego MFA).

10.2. Dostęp do danych osobowych Użytkowników mają wyłącznie osoby posiadające upoważnienie nadane przez Administratora (w tym pracownicy i współpracownicy, w szczególności członkowie dedykowanego zespołu sprzedaży sales team oraz działu obsługi klienta), które zostały przeszkolone w zakresie ochrony danych osobowych i zobowiązały się do zachowania poufności.

10.3. Dostęp do Konta możliwy jest po podaniu indywidualnego loginu i hasła, które podlega bezpiecznemu hashowaniu na serwerach Administratora; Użytkownik jest zobowiązany do zachowania poufności danych dostępowych.

11. Zmiany Polityki

11.1. Administrator może aktualizować niniejszą Politykę w przypadku zaistnienia ważnych przyczyn, takich jak zmiany przepisów prawa, wdrożenie nowych rozwiązań technologicznych lub zmiany w zakresie celów i sposobów przetwarzania danych, zmiany funkcjonalności poszczególnych Serwisów, a także w przypadku rozszerzenia portfolio marek lub zmian strukturalnych w ramach holdingu Administratora.

11.2. Aktualna wersja jest każdorazowo publikowana w Serwisach wraz z datą obowiązywania. Użytkownicy posiadający zarejestrowane Konto w Serwisach zostaną dodatkowo powiadomieni o istotnych zmianach Polityki drogą elektroniczną (na wskazany adres e-mail) z co najmniej 14-dniowym wyprzedzeniem przed dniem wejścia nowych zapisów w życie.

11.3. Niniejsza Polityka prywatności wchodzi w życie z dniem 22 lipca 2026 r.